Fahrtkostenerstattung

FahrtkostenerstattungSehr viele Menschen werden früher oder später in ihrer beruflichen Laufbahn mit einer Situation konfrontiert, in der Sie selbst für Fahrtkosten in Vorleistung treten müssen. Ein sehr häufiges Szenario dabei ist der Einsatz des privaten PKW für berufliche Autofahrten. Zum Beispiel könnte es sein, dass Sie über einen ganzen oder mehrere Tage zu einer Messe fahren? Ist unter Umständen der Firmenwagen defekt oder muss in die Werkstatt? Ein Kollege aus der Abteilung benötigt den Firmenwagen? Sie haben unter Umständen wegen zu geringem Bedarf gar keinen eigenen Firmenwagen? All diese Fälle sind gute Gründe, um den eigenen Wagen für Firmenfahrten zu verwenden. Die dabei entstandenen Kosten für Treibstoff und Abnutzung werden anschließend bei der Fahrtkostenerstattung über eine Kilometerpauschale pro gefahrenem Kilometer abgerechnet. Wir bieten eine kostenlose Vorlage und geben Tipps.

 

Fahrtkostenerstattung als Muster

Die Fahrtkostenerstattung erfolgt natürlich nicht einfach über Bargeld und ohne Belege. Der Mitarbeiter, der hier im Auftrag der Firma unterwegs ist und sein privates Auto als Verkehrsmittel nutzt, muss eine Fahrtkostenerstattung entsprechend beantragen. Dafür verwendet man in der Regel vorbereitete Formulare, da dies einfacher ist als eine private Rechnung zu schreiben. Zudem kann der Unternehmer sicher sein, dass auf einem ausgegebenen Vordruck auch wirklich die benötigten Informationen aufgeführt sind. Ein weiterer Vorteil bei zur Verfügung gestellten Formularen: Alle Fahrtkostenabrechnungen, die im Geschäftsjahr von unterschiedlichen Mitarbeitern erstellt werden, sehen einheitlich aus. Das ist nicht zwingend notwendig, aber definitiv übersichtlicher. Hier der Link zu unserem Beispielformular für Fahrtkostenerstattungen:

Beispielformular für Fahrtkostenerstattungen herunterladen →

Achtung: Wir übernehmen für die Dokumente keinerlei Haftung. Die Verwendung unserer Vorlagen für die Fahrtkostenerstattung erfolgt auf eigene Gefahr hin.

 

Fahrtkostenabrechnung

Bei der Fahrtkostenerstattung ist es wichtig, dass alle Angaben gemacht werden und die Dokumente vollständig sind. Nur so kann der Unternehmer korrekt Buchen und im Endeffekt somit den genannten Betrag ausgleichen. Auch wichtig, aber natürlich selbstverständlich, ist die Korrektheit der gemachten Angaben. Die gefahrenen Kilometer müssen unbedingt mit dem Kilometerstand übereinstimmen. Auch wichtig: Die Entfernung zwischen angegebenen Start- und Zielort müssen stimmen. Natürlich können hier im Endeffekt kleinere Abweichungen auftreten. Allerdings sind größere Umwege, zum Beispiel da ein Verkehrsstau umfahren werden musste, zwingend als Kommentar zu hinterlegen. Ein Hinweis wie bspw. “Stau auf A3″ ist bereits ausreichend.

Formular Fahrkostenerstattung | Fahrkostenerstattung Musterbrief

Neben den Angaben rund um die Person und die gefahrenen Strecken muss auch das Fahrzeug spezifiziert werden. Das ist im Zusammenspiel mit dem Km-Stand und der Häufigkeit der Nutzung für geschäftliche Zwecke wichtig. Wenn ein privates Auto häufig bei der gleichen Firma von einem Mitarbeiter, vielleicht sogar von mehreren, für Geschäftsfahrten verwendet wird, kann der Verdacht entstehen, dass es sich eigentlich um ein Firmenfahrzeug handeln müsste. Dieses müsste dann entsprechend zum Betriebsvermögen gezählt werden. Wenn allerdings nicht nur immer gefahrene Kilometer, sondern zeitgleich ein Kilometerstand vom Wagen bei der Fahrtkostenerstattung dokumentiert werden, protokolliert sich der Anteil der privaten Nutzung und das Verhältnis zur beruflichen Nutzung von ganz allein. So können Sie problemlos und kilometergenau darlegen, wie häufig welches Auto für berufliche Zwecke verwendet wird. Wird gar kein Auto, das Kennzeichen und der Fahrzeughalter notiert, könnte auch der Verdacht entstehen, dass bspw. der Privatwagen vom Geschäftsführer durch die Belegschaft verdeckt als Firmenwagen genutzt wird.

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