Wer ein Fahrtenbuch führen muss, empfindet es teilweise als ziemlich lästig. Viele würden sich über die Möglichkeit freuen, sich die Arbeit des Fahrtenbuch Schreibens leichter zu machen. Die Frage ob ein konventionelles handgeschriebenes oder elektronisches Fahrtenbuch geführt werden soll, hängt von mehreren Faktoren ab. Ein elektronisches Fahrtenbuch mag vielen als praktischer erscheinen. Dazu sind aber mobile Geräte nötig, auf denen ein elektronisches Fahrtenbuch installiert werden kann. Sonst muss zu Beginn alles von Hand aufgeschrieben werden, das im Nachhinein dann in ein elektronisches Fahrtenbuch am heimischen PC übertragen wird. Jemand der viele Fahrten an einem Tag macht, wird sich sonst vielleicht nicht genau an jede Fahrt erinnern, noch dazu kaum jeweils an den Kilometerstand bei Fahrtbeginn.
Welche Vor- oder Nachteile hat ein elektronisches Fahrtenbuch?
Es ist nicht ganz einfach ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, wenn es bei den Behörden Anerkennung finden soll. In Deutschland müssen Finanzämter ein elektronisches Fahrtenbuch nicht anerkennen, wenn sie daraus nicht die dieselben Erkenntnisse bekommen wie aus einem konventionell geführten. Für ein elektronisches Fahrtenbuch muss besonders auf der technischen Seite gewährleistet sein, dass im Nachhinein keine Änderungen durchgeführt oder dokumentiert werden können. In diesem Fall kann es leichter sein, ein elektronisches Fahrtenbuch über einen Internet-Dienstleister zu führen, statt auf dem eigenen PC. Wer sich dazu entschließt ein elektronisches Fahrtenbuch bei einem Dienstleister zu führen, sollte sich aber genau informieren und besonders den Datenschutz prüfen. Hierbei ist zu bedenken, dass man heikle Daten wie den Namen und die Adresse seines Kunden preisgibt, da diese Informationen im Fahrtenbuch notiert werden müssen. Handelt es sich dann um einen Dienstleister, auf den viele Menschen zugreifen und die eigenen Daten sind nicht sicher geschützt, kann es problematisch werden.
Was ist zu beachten?
Das Fahrtenbuch muss gewissenhaft geführt und sauber ausgefüllt sein. Es macht keinen Unterschied ob es elektronisch oder von Hand geführt wird, auf jeden Fall muss es in einem Vordruck sein, welchen das Finanzamt anerkennt. Einfach nur ein Ausdruck von einem Tabellenkalkulationsprogramm erkennen die Finanzämter nicht an. Wird das Fahrtenbuch von Hand geschrieben, muss es gut lesbar sein. Handgeschriebene Notizen oder lose Notizzettel haben im Fahrtenbuch nichts verloren. Ein Fahrtenbuch gilt als offizielles Dokument, es soll keine Gedankenstütze darstellen oder mit einem Kalender verwechselt werden. Damit es mit dem Finanzamt keine Probleme gibt, müssen die Fahrten der Reihe nach und ohne Lücken eingetragen werden.
Das Datum der Fahrt, der Fahrer, Start- und End-Kilometerstand und der Grund für die Fahrt sind wichtige Punkte, die im Fahrtenbuch stehen müssen. Wird es für Geschäfts- oder Kundenbesuche geführt, so muss auch der Kunde aufgeführt werden. Nur die Straße, in der sich der Besuchte befindet, ist nicht zulässig und wird nicht anerkannt. Muss jemand einen Umweg fahren, egal ob das wegen eines Staus oder einer Umleitung ist, so muss er diesen Umweg extra im Fahrtenbuch deklarieren. In manchen Fahrtenbüchern besteht die Möglichkeit, seine Tankstellenbesuche mit getankten Litern und dem Preis einzutragen. Andere Fahrtenbücher bieten spezielle Spalten für die Abrechnung der Reisekosten an. Sowohl im konventionellen als auch im elektronischen Bereich stehen verschiedene Fahrtenbücher zur Auswahl, die jeder für sich selbst passend auswählen kann. Ob das Fahrtenbuch vor dem Finanzamt Bestand hat, sollte im Vorfeld mit dem Steuerberater geklärt werden. Es wäre schade sich die ganze Arbeit zu machen, um dann noch einmal alles ausfüllen zu müssen, weil das Finanzamt es nicht anerkennt.