Die Fahrtkostenabrechnung wird meist von einem Angestellten an das Unternehmen gestellt, bei dem dieser beschäftigt ist. Ganz wie der Name bereits impliziert oder andeutet, werden darüber entstandene Fahrtkosten in Rechnung gestellt. Dies ist notwendig damit die Firma bzw. das Unternehmen einen entsprechenden Beleg für die Buchung hat. Zudem ist es wichtig eine genaue Abrechnung zu haben, damit überhaupt ein Ausgleich erfolgen kann. In der Fahrtkostenabrechnung wird angegeben wer gefahren ist, welches Fahrzeug dazu verwendet wurde, wie viele Kilometer gefahren wurden und wie hoch die Kosten waren. Auch die Kilometerpauschale wird hinterlegt und somit eine vollständige Abrechnung erzeugt. Wir informieren rund um das Thema und bieten eine Vorlage für Fahrtkostenabrechnungen zum Download an.
Fahrtkostenabrechnung herunterladen
Das Formular für die Fahrtkostenabrechnung ist natürlich nicht mit einem Fahrtenbuch gleichzusetzen. Da beide Dokumente jedoch thematisch sehr eng verwandt sind, bieten wir Ihnen auch eine entsprechendes Muster für die Abrechnung von Fahrtkosten an. Dieses wird in der Praxis immer wieder benötigt, vielleicht sogar noch häufiger als ein Fahrtenbuch. Unsere Vorlage richtet sich sowohl an Arbeitgeber als auch an Arbeitnehmer. Unser Muster steht Ihnen direkt vorbereitet zum Druck als PDF Dokument zur Verfügung. Sie können die Datei herunterladen und beliebig viele Kopien erstellen, diese verteilen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Wenn Sie Arbeitnehmer sind, können Sie innerhalb von Minuten die Abrechnung damit vorbereiten und beim Arbeitgeber einreichen. Der Download ist vollkommen kostenfrei und auch nicht an sonstige Bedingungen geknüpft. Hier der Download:
Fahrtkostenabrechnung als Vorlage herunterladen
Fahrtkostenabrechnung nach gefahrenen Kilometer
Die Berechnung der Fahrtkosten, also der Betrag der erstattet wird, erfolgt auf Basis von gefahrenen Kilometern. Dabei wird genau spezifiziert wie viele Kilometer gefahren wurden, welchen Start- und Zielort die Reise hatte und welchen Hintergrund es für die Reise gab. So kann das Finanzamt im Zweifel die Kilometerangaben prüfen. Wichtig für die Fahrtkostenabrechnung ist neben der Kilometerleistung die Kilometerpauschale. Diese liegt aktuell bei 0,30cent pro gefahrenem Kilometer. Darin enthalten sind nicht nur Kosten für Treibstoff, sondern auch die Abnutzung des Autos, der Reifen usw. werden damit bereits abgegolten.
Wichtig neben der reinen Anzahl der Kilometer kann es auch sein, dass jeweils der Kilometerstand des PKW notiert und angegeben wird. Wenn ein Mitarbeiter häufiger einen Privatwagen nutzt kann es sonst vorkommen, dass das Finanzamt die Frequenz der geschäftlichen Nutzung des Wagens für auffällig hält. In dem Fall muss die Balance zwischen privater und geschäftlicher Nutzung nachgewiesen werden. Wenn jeweils die Kilometerstände angegeben werden, dokumentiert sich das Verhältnis quasi von ganz allein.
Fahrtkostenabrechnung erstellen
Gerade im Bereich vom Vertrieb müssen Mitarbeiter häufig Fahrtkosten mit dem Unternehmen abrechnen. Vielleicht war kein Firmenwagen verfügbar? Vielleicht hat der betroffene Mitarbeiter gar keinen eigenen Firmenwagen? Oder musste ggf. auf ein anderes Verkehrsmittel ausgewichen werden, da zum Beispiel der Firmenwagen morgens Probleme bereitet hat? All dies sind keine unrealistischen Szenarien, wenn es um die Begründung für die Nutzung des privaten PKW für eine berufliche Fahrt geht. Hierbei sieht das Abrechnungsmodell grundlegend vor, dass Sie als Angestellter in Vorleistung treten. Das bedeutet, Sie treten die Strecke mit dem eigenen Wagen an, sorgen für ausreichend Treibstoff und lassen das Auto die Kilometerleistung erbringen. Nach der Rückkehr wird die Fahrtkostenabrechnung kilometergenau erstellt und dann an die Buchhaltung der Firma übergeben. Dort wird Sie genehmigt und entweder direkt mit Bargeld beglichen oder aber der Rechnungsbetrag überwiesen.