Speziell das Finanzamt hat sehr konkrete Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Dies gilt in diesem Fall als ein Beweismittel in steuerlichen Fragen und muss einige Kriterien erfüllen. Unsere kostenlose Fahrtenbuch Vorlage ist an der Stelle oft nicht ausreichend. Stattdessen wird ein ordnungsgemäßes Buch benötigt, welches den unten genannten Bedingungen erfüllt.
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, also eines das vom Finanzamt als Beweismittel zweifelsohne anerkannt wird, muss die folgenden Kriterien erfüllen. Dabei sind nicht alle Anforderungen unmittelbar an das Buch selbst, sondern auch an die Art und Weise der Pflege durch den Fahrzeughalter, gerichtet. Das diese Ansprüche erfüllt wurden wird per Unterschrift bestätigt. Die Anforderungen im Einzelnen sind wie folgt.
Fortlaufende Aufzeichnungen
Die Einträge in das Fahrtenbuch müssen zeitnah nach einer jeweiligen Fahrt hinterlegt werden, sodass speziell Kilometerangaben abgelesen und nicht geschätzt werden. Zudem muss das Fahrtenbuch fortlaufend geführt werden, ohne erkennbare Pausen. Wenn unregelmäßig Tage ohne Einträge existieren, kann es passieren das hier nachgehakt werden.
Gegen Manipulation absichern
Damit nicht später einzelne Zettel oder Ausdrucke aus entfernt oder ausgetauscht werden können, schreibt das Finanzamt eine sogenannte geschlossene Form vor. Dies ist entsprechend ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit Einband. Bedingt dadurch das keine einzelnen Zettel herausgenommen oder getauscht werden können, sollen auch gestrichene sowie geänderte Einträge sichtbar bleiben. Dies wurde bewusst so gewählt, da es aus der Sicht vom Finanzamt ein Indiz für Vollständigkeit ist. Man mag dies Interpretieren wie man will. Immerhin kann das Finanzamt nicht nachprüfen ob das eingereichte Fahrtenbuch nicht nachträglich neu erstellt wurde. Aber gut, Vorschrift ist Vorschrift.
Angaben bei beruflichen Fahrten
Ist eine Fahrt dienstlicher Natur, so muss zwingend angegeben werden zu welchem Kunden bzw. Reiseziel die Fahrt ging. Hier ist die Anschrift sowie Name anzugeben.
Alle Angaben im Fahrtenbuch
Es ist nicht zulässig auf separate Dokumente oder Unterlagen zu verweisen. Alle Fahrten sind ausschließlich über das Fahrtenbuch zu erfassen. Es ist lediglich, in erster Linie aus Platzgründen, erlaubt mehrere Bücher zu führen. Die müssen jedoch nahtlos ineinander übergehen.
Größere Umwege dokumentieren
Wenn bei der Reise merklich mehr Kilometer gefahren wurden als eine nachvollziehbare Berechnung zwischen Start und Ziel vermuten lässt, so muss dokumentiert sein weshalb der Umweg gefahren wurden. Derartige Unregelmäßigkeiten führen sonst zu einer Nachfrage. Wenn es jedoch bereits mehrere Monate her ist, kann es schwer werden eine Erklärung zu finden. Daher immer direkt Notizen machen.
Leserlich schreiben
Ganz wichtiger Punkt ist die Lesbarkeit der Angaben. Es handelt sich beim Fahrtenbuch um ein Dokument und ein Beweisstück, kein Notizbuch für eigene Zwecke. Daher unbedingt auf Lesbarkeit wert legen. Ansonsten kommt auch das beste ordnungsgemäße Fahrtenbuch wieder zu ihnen zurück mit einem Hinweis „nicht akzeptiert“.
Theoretisch kann aus unserer Sicht auch ein vom Finanzamt akzeptiertes Fahrtenbuch nachträglich manipuliert werden. Auch hier kann nur die persönliche Versicherung, dass alles der Wahrheit entspricht, für „Sicherheit“ sorgen. Die Korrektheit jeglicher Angaben könnte natürlich, rein theoretisch, auch bei einem ausgedruckten Fahrtenbuch akzeptiert werden. Das ist jedoch leider nicht der Fall.